Success Story: Prozess-Automatisierung bei EOS

Prozess-Automatisierung in der Finanzbuchhaltung

bei EOS

EOS und bdg schaffen eine umfassende Lösung für Analyse und Prozess-Automatisierung

Die Finanzbuchhaltung der EOS-Gruppe arbeitete mit einem Prozess, der von zahlreichen Teilschritten und manuellem Input in verschiedenen, teils veralteten Systemen geprägt war. Daten zu den Forderungskaufportfolios in Jedox mussten manuell in eine Excel-Umgebung transferiert und dort validiert werden. Anschließend wurden Buchungssätze manuell in einer Access-Datenbank erstellt. Diese in die Jahre gekommene Access-Anwendung war fehleranfällig und sollte abgelöst werden. Mit dem internationalen Wachstum der Gruppe stieg auch der enorme Aufwand, der in manuelle Abläufe und Validierungen für jede einzelne Gesellschaft investiert werden musste – für jeden Monatsabschluss. Auch deshalb bestand großer Bedarf, eine buchungssatzkonforme Übertragung der Daten aus den Forderungskaufportfolios in das konzerneigene ERP-System (Enterprise Ressource Planning) in Oracle automatisiert zu ermöglichen.

In kooperativer Zusammenarbeit mit den Beratern der bdg haben wir erfolgreich eine umfassende Lösung entwickelt, die unserer Finanzbuchhaltung eine transparente Analyse des gesamten Forderungskaufportfolios ermöglicht. Die Automatisierung der Monatsabschlüsse bedeutet gerade für uns als Holding mit Gesellschaften im In- und Ausland eine enorme Zeitersparnis. Wertvolle Ressourcen können jetzt gewinnbringend eingesetzt werden, denn sie müssen nicht mehr auf manuelle Prozesse und aufwändige Datenvalidierung verwendet werden. Unser gesamter Prozess ist deutlich verschlankt.

Kai Linke - EOS Gruppe / Manager Accounting

PROJEKTZIEL

Ziel des gemeinsamen Projekts von bdg und EOS war es, ein integriertes System zu schaffen, das durch Automatisierung und Verschlankung von Prozessen den manuellen Aufwand deutlich reduzieren, die Datenkonsistenz erhöhen und die Fehleranfälligkeit minimieren sollte.

Dabei waren verschiedene Teilschritte zu berücksichtigen. Zum einen sollte die neue Applikation die automatisierte, buchungssatzkonforme Überführung der Forderungskaufportfolio-Daten, die bereits in Jedox geführt wurden, in das ERP-System in Oracle ermöglichen. Dieser Überführungsprozess sollte eine Verrechnung der Daten umfassen, um die in der Quelldatenbank IFRS-konform vorliegenden Daten auch für eine Rechnungslegung nach HGB-Vorschriften verwendbar zu machen. Außerdem war die Währungskonvertierung der zugrundeliegenden Portfolios in die Rechnungslegungswährung (Euro) zu berücksichtigen. Zusätzlich sollte die Erstellung von Monatsabschlüssen für die Gesellschaften der EOS-Gruppe automatisiert werden.

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Und erfahren sie alles zu den Highlights:

Umfassende Lösung schafft stark verbesserte Daten- und Kreditportfoliotransparenz
Signifikante Zeitersparnis durch Automatisierung der Monatsabschlüsse
Analyse- und Reporting-Möglichkeiten bieten eine wertvolle Unterstützung für Wirtschaftsprüfung und Jahresabschluss
Kooperative Zusammenarbeit für den Projekterfolg

About EOS

Die EOS-Gruppe ist ein internationales Finanzdienstleistungsunternehmen. Geschäftsschwerpunkt ist das Forderungsmanagement, wobei zusätzlich zum klassischen Inkassogeschäft auch der gesamte Prozess aus Bewertung, Kauf und Verwaltung von Forderungsportfolios abgebildet wird. Unter dem Dach einer Holding sind heute mehr als 60 operative Gesellschaften mit Standorten in 26 Ländern vereint. Die EOS-Gruppe mit Hauptsitz in Hamburg gehört zur Otto Group und gilt als einer der größten Inkasso-Anbieter in Deutschland.

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